Ochrana osobních údajů

Pokyny týkající se zpracování a ochrany osobních údajů 


Informace o zpracování a ochraně osobních údajů NHÚ

 

Preambule

V souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) – dále jen GDPR – informuje NHÚ subjekty údajů o podmínkách, za jakých jsou zpracovávány osobní údaje.

GDPR instrukce, dokumenty a metodika pro zaměstnance a studenty CERGE-EI 

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je Národohospodářský ústav AV ČR, v. v. i., Politických vězňů 936/7 111 21 Praha 1, IČO: 67985998, DIČ: CZ67985998, ID schránky: cfwnvtu (dále také „NHÚ“ nebo „ústav“). NHÚ má právní status veřejné výzkumné instituce (v. v. i.).

Zásady pro zpracování osobních údajů v NHÚ

NHÚ považuje ochranu osobních údajů za důležitou a věnuje jí velkou pozornost. Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu, který je nezbytný pro činnost ústavu, případně souvisí se službou, kterou v ústavu využíváte. Osobní údaje chráníme v maximální možné míře a v souladu s platnými právními předpisy. Zásady a pravidla při zpracování osobních údajů v NHÚ upravuje Směrnice 4/2018 - Zásady a pravidla ochrany osobních údajů. Směrnice aplikuje principy a zásady vyplývající z nařízení GDPR:

  1. Zásadu zákonnosti, která nám ukládá zpracovávat Vaše osobní údaje vždy v souladu s právními předpisy a na základě alespoň jednoho právního titulu.
  2. Zásadu korektnosti a transparentnosti, která nám ukládá povinnost zpracovávat Vaše osobní údaje otevřeně a transparentně a poskytnout Vám informace o způsobu jejich zpracování spolu s informací o tom, komu budou Vaše osobní údaje poskytnuty. Patří sem také naše povinnost Vás v případech závažného porušení bezpečnosti či úniku osobních údajů o takové skutečnosti informovat.
  3. Zásadu účelového omezení, která nám umožňuje shromažďovat Vaše osobní údaje pouze za jasně vymezeným účelem.
  4. Zásadu minimalizace údajů, která nám ukládá zpracovávat pouze osobní údaje nezbytné, relevantní a přiměřené ve vztahu k účelu jejich zpracování.
  5. Zásadu přesnosti, která nám ukládá přijmout veškerá rozumná opatření umožňující nám zajistit pravidelnou aktualizaci či opravu Vašich osobních údajů.
  6. Zásadu omezení uložení, která nám ukládá uchovávat Vaše osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná pro konkrétní účel, pro který jsou zpracovávány. Jakmile tedy pomine doba pro zpracování nebo účel zpracování, Vaše osobní údaje vymažeme nebo je anonymizujeme, tedy upravíme tak, aby nebyly propojitelné s Vaší osobou.
  7. Zásadu integrity a důvěrnosti, nepopiratelnosti a dostupnosti, která nám ukládá Vaše osobní údaje zabezpečit a chránit před neoprávněným či protiprávním zpracováním, ztrátou či zničením. Z těchto důvodů přijímáme četná technická i organizační opatření pro ochranu Vašich osobních údajů. Současně dbáme na to, aby k Vašim osobním údajům měli přístup pouze pověření zaměstnanci.
  8. Zásadu odpovědnosti, která nám ukládá povinnost umět doložit soulad všech shora vyjmenovaných podmínek.
 
 

Pro které účely osobní údaje zpracováváme

Při naplňování svého poslání zpracovává NHÚ osobní údaje pro následující účely:

  1. Vzdělávací činnost
    1. Studium
    2. Výuka
    3. Kurzy a školení
    4. Přijímací řízení
    5. Výměnné pobyty
    6. Knihovní služby
  2. Vědecko-výzkumná, vývojová a tvůrčí činnost
    1. Řešení projektů
    2. Pořádání odborných konferencí
    3. Smluvní výzkum
    4. Publikační a vydavatelská činnost
  3. Administrativa a provoz organizace
    1. Personalistika a mzdy
    2. Ekonomika a účetnictví
    3. Správa majetku
    4. Provozní agendy
    5. IT infrastruktura (výpočetní a úložné systémy, počítačová síť, elektronická pošta, hlasové služby)
  4. Ochrana majetku a bezpečnost
    1. Kamerové systémy
    2. Přístupy do zabezpečených prostor
    3. Bezpečnostní monitoring provozu počítačové sítě
    4. Zpracování bezpečnostních incidentů
  5. Komerční činnost
    1. Konzultační a poradenská činnost
    2. Administrativně-organizační služby
  6. Informační a propagační činnost
    1. Weby
    2. Marketing a propagace
    3. Absolventi

Kategorie osob, jejichž osobní údaje zpracováváme

 

NHÚ zpracovává osobní údaje těchto kategorií osob (subjektů údajů):

  1. zaměstnanec NHÚ (resp. osoba v pracovněprávním vztahu s ústavem),
  2. uchazeč o zaměstnání,
  3. uchazeč o studium,
  4. student,
  5. bývalý student (včetně absolventů),
  6. student jiné vysoké školy nebo student na krátkodobém studijním pobytu na NHÚ,
  7. obchodní partner (dodavatel, odběratel, zákazník),
  8. účastník výzkumu,
  9. externí spolupracovník (např. školitel, spoluřešitel, spoluautor publikace),
  10. návštěvník nebo účastník akce pořádané NHÚ,
  11. účastník správního nebo soudního řízení s NHÚ,
  12. jiná osoba.

Kategorie zpracovávaných osobních údajů

NHÚ zpracovává jednak osobní údaje poskytnuté přímo jednotlivými fyzickými osobami (ať již na základě souhlasu nebo jiných právních důvodů), jednak další osobní údaje vytvořené v rámci činností zpracování a nezbytných pro jejich zajištění. To může zahrnovat následující kategorie osobních údajů:

  1. Adresní a identifikační údaje (jméno, příjmení, datum a místo narození, rodinný stav, rodné číslo, titul, státní příslušnost, adresa (včetně elektronické), telefonní číslo, číslo osobního dokladu, digitální identifikátor, podpis apod.)
  2. Popisné údaje (vzdělání, znalost cizích jazyků, odborná kvalifikace, znalosti a dovednosti, počet dětí, portrétní fotografie, video/audio záznam o osobě, vojenská služba, předchozí zaměstnání, zdravotní pojišťovna, členství v zájmových organizacích, trestní bezúhonnost, apod.)
  3. Studijní údaje (záznamy o studiu a studijních aktivitách, studijní výsledky, studijní ocenění)
  4. Ekonomické údaje (bankovní spojení, mzda, odměny, poplatky, závazky a pohledávky, objednávky, nákupy, daně apod.)
  5. Pracovní údaje (záznamy o práci a pracovních aktivitách, zaměstnavatel, pracoviště, pracovní zařazení a pozice, pracovní hodnocení, pracovní ocenění apod.)
  6. Provozní a lokační údaje (typicky údaje z elektronických systémů vztahujících se ke konkrétnímu subjektu údajů – např. údaje o využití informačních systémů, o datovém provozu a elektronické komunikaci, o využívání telefonu, o přístupu do různých prostor, záznamy z kamerových systémů apod.)
  7. Údaje o aktivitách subjektu (publikační činnost, údaje o odborných aktivitách, účasti na konferencích, zapojení do projektů, údaje o pracovních či studijních cestách apod.)
  8. Údaje o jiné osobě (adresní a identifikační údaje člena rodiny, manžel/manželka, dítě, partner apod.)
  9. Zvláštní kategorie osobních údajů (citlivé osobní údaje zachycující informaci o zdravotním stavu, členství v odborech apod.)
 

Právní důvody pro zpracování osobních údajů

 

Zpracování osobních údajů v rámci výše uvedených činností probíhá na základě odpovídajících právních důvodů, kterými jsou:

  1. Plnění právní povinnosti vztahující se na správce:
    Vaše osobní údaje zde potřebujeme za účelem jejich zpracování pro splnění naší legislativní povinnosti jako správce. Jedná se zejména o zákon č. č. 341/2005 Sb., o veřejných výzkumných institucích; zákon č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků; zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce; zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví; zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích; zákon č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti; zákon 181/2014, o kybernetické bezpečnosti; a další.
  2. Plnění smlouvy:
    Vaše osobní údaje zde potřebujeme pro účely uzavření smluvního vztahu a následného plnění z něj, případně také před uzavřením smlouvy.
  3. Souhlas subjektu údajů:
    Souhlas, který jste nám udělil/a ke zpracování Vašich osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů.
  4. Oprávněný zájem správce, který spočívá zejména v:
    ochraně majetku a zamezení podvodům,
    předávání osobních údajů v rámci NHÚ pro vnitřní administrativní a provozní účely,
    zajištění bezpečnosti počítačové sítě a informací.
 

Předávání osobních údajů

Za účelem naplnění zákonných povinností může NHÚ předat vybraná data určeným subjektům (například orgánům veřejné moci). Toto obdobně platí i pro případy, kdy zmocnění pro předání osobních dat vně NHÚ je dáno individuálními souhlasy subjektů údajů.

Doba uchování osobních údajů

Údaje se uchovávají pouze po dobu nezbytně nutnou ve vztahu k dané činnosti zpracování osobních údajů a v souladu s platným Spisovým řádem jsou pak zlikvidovány nebo archivovány. Osobní údaje, které zpracováváme s Vaším souhlasem, uchováváme pouze po dobu trvání účelu, k němuž byl souhlas udělen.

Uplatnění práv subjektu údajů

Subjekt údajů je oprávněn uplatnit svá práva vyplývající z GDPR, počínaje dnem 25. 5. 2018. Práva musí subjekt údajů uplatňovat vůči správci osobních údajů, a to zasláním žádosti na datovou schránku NHÚ cfwnvtu, e-mailem na adresu This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. nebo osobním či elektronickým podáním prostřednictvím podatelny NHÚ. Před zpracováním žádosti má NHÚ právo a povinnost ověřit identitu žadatele.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

 

Subjekt údajů má právo podat stížnost na zpracování osobních údajů dozorovému úřadu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů.

Kontakt:
Úřad pro ochranu osobních údajů
adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
tel.: 234 665 111